AIESEC in Aveiro | Online Q&A LCVP 2016/2017 - Diogo Carvalheira

Caros membros,

Neste fórum decorre o Q&A online para candidatos a LCVP 16/17, de acordo com o estipulado no compêndio da AIESEC em Aveiro.

Este tópico faz parte do candidato Diogo Carvalheira.

O fórum será aberto de 8 de julho (pelas 10:00h) até 10 de julho (término pelas 10:00h). Todos os membros podem colocar um máximo de 2 questões, enviando-as por e-mail para pag@aveiro.aiesec.pt, sendo que, posteriormente, serão colocadas no fórum. Os candidatos devem enviar as suas respostas também para pag@aveiro.aiesec.pt.

Todas as questões enviadas até dia 10 de julho às 10:00h serão aceites. Os candidatos têm 48h para responder, após publicação feita no fórum.

Apenas quem colocar questões no fórum online, poderá fazer questões na Assembleia Geral.

Com os melhores cumprimentos,
Sara Silva

Perguntas Paula Pires [Dia 9 de julho às 00h33 - O candidato deverá responder até 48h após esta hora]

1 - Tendo em conta que uma das maiores dificuldades em OGX tem sido a conversão de open para approved, que estratégia(s) pretendes implementar para melhorar este aspeto?

Resposta [10 de julho às 14h36]:
Acho que a estratégia para tentar contornar é precisamente a maior conversão de pessoas inscritas na plataforma para applies. Para isso, e foi algo que reparei enquanto fazia a divulgação nas bancas, é que penso que nos estávamos a preocupar demasiado na quantidade de inscrições e devíamos focalizar mais num público-alvo que através de curtas e simples perguntas fosse facilmente decifrável se existe algum tipo de interesse, sem a “pressão” de inscrever um determinado número. Isto porque apesar de podermos pensar que com maior número, a probabilidade aumenta, acaba por ser enganador porque o nosso foco torna-se demasiado disperso e alguns possivelmente interessados não são incentivados devidamente e perdem essa vontade inicial. Isto também se aplica à comunicação após a inscrição na plataforma, onde também se torna crítica.

Perguntas Beatriz Seabra [Dia 9 de julho às 00h38 - O candidato deverá responder até 48h após esta hora]

1 - Diz-me 3 key learning points do teu mandato enquanto Team Member of OGX.

Resposta [10 de julho às 14h36]:
Enquanto Team Member of OGX, tive como KLPs:

• Necessidade de uma melhor gestão de tempo;
  

• Constante comunicação e processos de decision-making com os meus colegas;
  

• Desenvolvimento da minha criatividade de forma a resolver eventuais problemas.
  

2 - Se fores eleito VP Finanças, quais serão os teus action steps para com a área?

Resposta [10 de julho às 14h36]:
Antes de tudo, gostava de referir que devido ao facto de não ter existido de forma visível uma equipa na área de Finanças, as minhas opiniões relativamente à mesma tornam-se limitadas. Ainda assim, do conhecimento que procurei obter sobre as suas ações, e juntando ao que sei sobre o funcionamento do nosso LC em geral, os meus action steps seriam os seguintes:

• Controlo das finanças do LC, com redução de custos desnecessários
  

• Cumprimento do orçamento estipulado em concordância com as restantes equipas
  

• Procura de novas parceiras estratégicas para o nosso LC
  

Perguntas Raquel Lopes [Dia 9 de julho às 00h41 - O candidato deverá responder até 48h após esta hora]

1 - Na tua candidatura, referes que, atualmente, uma das fraquezas do LC é o isolamento e a falta de comunicação inter-áreas. Na tua opinião, quais são os motivos para tal facto e quais são os planos de ação concretos que devem ser implementados, de forma a eliminar esta fraqueza?


Resposta [10 de julho às 14h36]:
Acho que existe essa falta de comunicação quando existem atividades a realizar de forma faseada por diferentes áreas e a passagem entre etapas torna-se demorosa por causa do desconhecimento do estado da situação ou porque existe work in progress que não permite a sua continuação. O meu plano para tentar prever esse tipo de problema é no momento em que é feita a delegação de tarefas inter-áreas, já esteja a ideia delineada de como se irá desenrolar o processo e igualmente os membros que irão fazer parte do mesmo, bem como um documento numa plataforma comum (ex: Drive) para todos os membros estarem ocorrentes da situação atual.

2 - Imaginando que és eleito LCVP RH, indica as 3 principais estratégias que pretendes implementar com respetivos MoS.

Resposta [10 de julho às 14h36]:
Tal como o caso da área de Finanças, neste último mandato não houve a existência de uma equipa concreta de Recursos Humanos, ainda que as atividades que seriam referentes à mesma tenham sido realizadas “nos bastidores”, pelo que as minhas ideias e conhecimentos acerca da área possam ser um pouco limitados. Mesmo assim, tendo de indicar possíveis estratégias, seriam a continuação da realização de eventos como o Personal Development Cycle, fazer com que haja mais conscientalização do que é a área de RH e da sua importância para o bom funcionamento da AIESEC, e uma avaliação contínua dos níveis de motivação em cada uma das equipas.

Perguntas Anceliana Ramos [Dia 9 de julho às 13h52 - O candidato deverá responder até 48h após esta hora]

1 - Analisa criticamente o atual estado das tuas duas áreas de preferência.

Resposta [10 de julho às 14h36]:
Penso que tanto na área de OGX como em Marketing os membros atuais são extremamente talentosos, e desenvolvemos atividades muito interessantes como foram os casos dos vídeos gravados com alguns professores da nossa universidade e a Global Village. No entanto a motivação não está igualmente distribuída, com alguns elementos de ambas as equipas sem a motivação suficiente, o que afeta o resultado geral. Eram ambas lideradas pela mesma VP, o que ajudava por um lado nas ações comuns a desenvolver, mas sobrecarregava no trabalho a realizar o que se tornava contra produtivo, daí que a divisão para dois VPs para cada uma das áreas seja crucial. Por isso é que penso que a Eva, dada a situação exigente com que se deparou, fez um ótimo trabalho em ambas as áreas.


2 - Indica-me por favor 2 comités e as respectivas estratégias utilizadas pelos mesmos (em Portugal) que têm bons resultados em OGX, e como podemos aprender com os mesmos.

Resposta [10 de julho às 21h16]:
Os comités do Porto e de Coimbra são 2 que apresentam bons resultados e apresentam estratégias interessantes que podem ser aplicadas no nosso caso.
No caso da FEP, a conversão de signups para applies foi um processo complicado ao início em que arranjaram como uma das soluções a realização de calling hours para contactar as pessoas inscritas, esclarecendo dúvidas e explorar se estariam interessadas.
Na situação de Coimbra, e tomando em consideração que a área de GCDP é onde parecem haver mais problemas, as estratégias que utilizam são uma abordagem mais pessoal e de acompanhamento contínuo, começando pela divulgação nas bancas onde seja crucial a gravação dos contactos telefónicos e não apenas a inscrição no portal, depois o primeiro contacto a ser realizado pelo VP e a partir daí que se torne mais presencial para que o EP se sinta acompanhado desde o início.

Perguntas Sara Silva [Dia 10 de julho às 00h42 - O candidato deverá responder até 48h após esta hora]

1 - Qual é a tua visão para o resto do mandato de OGX? Indica-me 3 bottlenecks que estão a impedir a área de atingir o estado ideal e medidas que resolvam esses bottlenecks.

Resposta [10 de julho às 21h16]:
Começando por falar na parte da divulgação, penso que uma das razões pelas quais os nossos resultados não serem os ideais é na área dos voluntariados. Quando mencionamos a parte em que é necessário pagar uma fee com o seu valor, o interesse potencialmente revelado esfria-se, porque constitui uma barreira para ingressar num estágio, e principalmente porque não ficam bem compreendidas as razões pelas quais é necessário esse montante. Acho que é uma situação que merece muita atenção e sensibilização para contornar maus resultados, e é crucial ser mencionado na divulgação.
Penso que outra das situações é a variação de motivação que ocorre nos membros. Inicialmente (na RIMT por exemplo), essa motivação é elevada pelo facto de ingressarem na AIESEC, mas o que pude observar é que existiram casos em que desceu ao longo do tempo e isso afetou a comunicação com EPs, e que alguns que estariam atribuídos a esses membros poderiam ser potenciais applies e consequentes matches. Isto é algo que pode e deve ser corrigido através de ações de team building em que a motivação de uns contagiasse os outros e pudéssemos todos trabalhar em alta rotação para os objetivos estabelecidos.
Por último, e foi algo que referi nas resposta a uma pergunta anterior, penso que a preocupação em inscrever um grande número de pessoas na nossa plataforma é algo que provoca problemas depois na comunicação realizada pelos membros após a divulgação, isto porque são distribuídos demasiados contactos por membro, sendo que existe uma proporção considerável em que essas mesmas pessoas estão inscritas na plataforma por “pressão” de atingir uma determinada quantidade e possivelmente desvia a atenção e dedicação em corresponder a elementos mais interessados, sendo algo que considero que se deva ter em preocupação na divulgação e inscrição na plataforma.

2 - Apresenta-me 3 ideias inovadoras e com impacto para fazer promoção física dos nossos estágios e explica como estas ajudarão a alcançar resultados

Resposta [10 de julho às 21h16]:
Do que pude experienciar dentro da AIESEC, é que na divulgação a maioria da comunidade académica conhece a nossa organização, pelo que o nosso foco deve ser mesmo em divulgar a importância de realizar um estágio internacional e como fazê-lo. Algumas ideias que proponho são:

• Divulgação nos Serviços Académicos enquanto os alunos esperam pelo atendimento, criando mais awareness na comunidade;

• Promover a importância de estágios internacionais na receção aos alunos da UA, de forma a que exista um conhecimento precoce dos mesmos;

• Indicação visual permanente (cartaz por exemplo) fora do interior do DEGEIT da localização do nosso escritório, de forma a continuar a espalhar o conhecimento do que é a AIESEC.

Perguntas Eva Plag [Dia 10 de julho às 01h45 - O candidato deverá responder até 48h após esta hora]

1 - Qual achas que deveria ser o nosso foco em OGX (GIP ou GCDP)? Justifica.

Resposta [10 de julho às 21h16]:
Destes meses que pude experienciar um contacto mais direto com o nosso público-alvo, acho que o foco deve ser em GIP. Isto porque é a situação em que os alunos com disposição a realizar estágios internacionais mostraram mais interesse, seja quando fizemos a divulgação nas bancas, seja quando apresentámos a organização em aulas, com as perguntas e curiosidades dirigidas a essa vertente. No entanto, não queria que houvesse confusão ao dizer isto, porque independentemente da situação que conheço, ambas as áreas devem ser publicitadas e são importantes para o nosso LC. Mas para GCDP, o contacto deve ser feito de forma mais educativa nas vantagens que existem de ingressar num estágio de voluntariado.

2 - Caso pudesses organizar a área de OGX (Team Leader e membros), como seria a estrutura?

Resposta [10 de julho às 21h16]:
Acho que a nível estrutural não me parecem haver grandes problemas. Penso que a existência de um VP, com a ajuda de um Team Leader e os membros é uma estrutura que concordo e que penso que funciona na nossa área. Ainda assim, creio que é uma área que não deve ter demasiados elementos, sendo que 4 elementos mais TL e VP é o número que considero ideal, de forma a que não haja muita dispersão de motivação e de monitorização da situação geral da área, bem como uma mais fácil comunicação entre todos e concentrando o máximo de empenho nos EPs existentes, que é o mais importante.